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Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 es ir de la tierra al cielo

 

Techgate - Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 es ir de la tierra al cielo

 

Hace algunos meses, Google anunció que las empresas que estuvieran utilizando recursos gratuitos de G-Suite debían elegir un plan -con costo- o serían movidos automáticamente en función de la evaluación que hiciera la compañía del perfil de uso que se daba a sus herramientas. Esto incluía el correo electrónico Gmail, Calendario, Espacio de Almacenamiento, algunas soluciones de ofimática que admiten el trabajo colaborativo y las videoconferencias, entre otros productos.

Muchas organizaciones se preguntaron, entonces, si no era el momento de considerar el paso a Microsoft 365, que ofrece las mismas prestaciones básicas y, como valor agregado, muchas más funcionalidades de uso amigable para el usuario final. 

La evolución hacia entornos híbridos de trabajo (presencial y remoto), a lo que se suma la aceleración en la transformación digital, la consolidación de la tendencia hacia la nube y también la situación económica global, vuelven a poner sobre la mesa la cuestión de cuáles son las herramientas digitales que favorecen una mayor productividad y potencian el trabajo en equipo.

Modernizar las organizaciones utilizando tecnología de punta está al alcance de la mano, con una nueva generación de aplicaciones como servicio que, además, también se pueden utilizar de forma local y sin conexión, aprovechando la innovación constante en la que Microsoft invierte continuamente. 

Word, Excel, Outlook, Teams (herramientas colaborativas y videoconferencias), OneDrive, PowerPoint y Notes y Power Platform están sólo a unos clicks con la posibilidad de reutilizar el 100% de la información que viene manejando en Google Workspaces. La interoperabilidad es una de las claves para hacer posible este aprovechamiento que se enriquece con todas las funcionalidades incorporadas en Microsoft 365.

El To-Do para seguimiento de tareas individuales, Sway para construir sitios web interactivas sin código, Power Platform para crear flujos de trabajo, aplicaciones no-code y portales low code con Power Pages y facilitar la conexión entre cualquier aplicación de Microsoft 365 o externas permitiendo así que procesos, archivos y datos se puedan acceder ejecutar de forma automática, y Forms para crear todo tipo de formularios, son algunas de las herramientas digitales que estarán a su alcance. A continuación, podemos observar la batería de servicios y funciones que definitivamente dan otro nivel a las empresas.

 

Techgate - Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 es ir de la tierra al cielo

 


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¿Cómo migrar de Workspaces a Microsoft 365, de manera óptima? 

Los pasos son simples, están guiados por asistentes incorporados en el entorno y abundante documentación en línea. Esquemáticamente, el proceso es así: 

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Durante este proceso será posible migrar los Inbox de correo electrónico, incluyendo carpetas y etiquetas (folders & labels), mensajes de correo electrónico, contactos y calendarios completos, (incluyendo los enlaces a Google Meet y las notificaciones). El comienzo del proceso se puede completar en menos de dos horas, pero dadas algunas limitaciones de Google, puede ser que completar la tarea lleve algunos días, según qué volumen de información haya que migrar.

Hay cosas que no se migrarán, como enlaces web que son -en realidad- links a Google Drive; además, tampoco será automático el proceso de transferencia de recordatorios del calendario, chats y sus adjuntos, las categorías propias de Google como Social y Promociones, y algunas cuestiones de estilo (como los colores de diferentes calendarios). Considerando los beneficios a obtener en la nueva plataforma mucho más potente, aquellos elementos que no estarán disponibles se pueden fabricarse o reconfigurarse de manera simple.

No se trata aquí de degradar una plataforma útil como Google Workspace; sin embargo, es necesario desmitificar la ecuación de costos que, fruto de años de servicios gratuitos, quedó instalada a favor del entorno creado por la ahora llamada Alphabet.

Es necesario comparar detenidamente los diferentes planes para encontrar la combinación de factores que resulten más relevantes para cada organización; no obstante, el precio de la suscripción ya no es un driver clave para tomar una decisión. En cambio, el Costo Total de Propiedad, donde se incorporan a la ecuación la integración con otros sistemas y diferentes aspectos de productividad, sí es fundamental. 

 

La seguridad, una gran mejora.

Obviamente, quien se ocupe de la tarea tendrá que contar con permisos de administración del entorno Google y del nuevo entorno Microsoft 365 durante su migración se encontrará con nuevas características y funciones. Este proceso es una excelente ocasión para renovar y fortalecer la seguridad de credenciales entre otras opciones e implementar MFA (múltiple factor de autenticación) y reglas en los correos electrónicos para prevenir el phishing que es una de las principales vías de acceso para ataques ransomware. 

En este punto Microsoft ha fortalecido grandemente su oferta de soluciones de ciberseguridad con Microsoft 365 Defender for Business que además hacer parte integral de la plataforma  cuenta la solución de antivirus y antimalware más potente, rápido y fácil de gestionar del mercado según analistas, hasta gobierno de información y respuesta automática a incidentes de seguridad que facilita la integración de servicios a usuario final de manera más efectiva a nivel operativo y administrativa de todos los frentes de la organización la denominada XDR (capacidad de respuesta y detección extendida).

De esto hablaremos más en otros blogs.

 


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¿Cómo calcular el Retorno de la Inversión? 

Muchas organizaciones tienen costos hundidos que no se han puesto a costear. Agilizar todo lo que hace a reuniones virtuales y colaboración en línea, tiene implicancias concretas en ahorro de tiempos, en donde seguramente se pueden lograr importantes ahorros; reuniones efectivas, eliminación de traslados, aceleración en procesos para la toma de decisiones o para la incorporación de nuevo personal, son algunas de las áreas donde se pueden verificar beneficios tangibles.

Por ejemplo, si usted es de los que usa la ofimática en aplicaciones locales en su equipo y usa Google Workspace, posiblemente tenga la oportunidad de ahorrar significativamente en licenciamiento en usar el paquete Microsoft 365 Business Standard que incluye ya el licenciamiento para 5 dispositivos por usuario en el valor mensual más todas las demás herramientas. De igual manera puede migrarse a un uso vía web de la ofimática de Word, Excel y Power Point con total compatibilidad para aún mayoress ahorros. Todo es cuestión de saberse asesorar.

Las aplicaciones de ofimática, comunicación y colaboración no son las únicas que se utilizan en las empresas y Microsoft tiene un amplio espectro de integraciones con otras herramientas propias y también con soluciones de terceros que hacen a la gestión de los negocios. Esas integraciones sin costura también ahorran costos, versus los esfuerzos de programación y tiempos cuando no están ya pre-construídas.

En 2019, Forrester hizo un estudio del impacto económico total relacionado con la implementación de Microsoft Teams. El retorno de la inversión detectado fue del 832% un poco basado en la siguiente evidencia.

 

 

Techgate - Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 es ir de la tierra al cielo

Fuente: Forrester study: The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams.

 

Quizás estas cifras sean demasiado ambiciosas, pero las claves para alcanzar el máximo ROI posible ya están en manos de quienes quieran aprovecharlo puedo que el gran impacto finalmente de estas herramientas son el aumento de la productividad y posibilitar el trabajo híbrido y remoto eficientemente.

Para mejorar la experiencia de los empleados en todas sus organizaciones, las empresas buscan reemplazar las tecnologías de dispositivos heredadas por soluciones más flexibles, rentables y tecnologías en la nube que se prestan a entornos de trabajo modernos, donde los empleados pueden seguir siendo productivos, comunicativos y seguros desde cualquier ubicación, conversemos como podemos dar esos pasos con su negocio.

 

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